RACIONALIZAR DESPESAS
-A melhor forma de racionalizar despesas é acabar com o desperdício: de recursos humanos e materiais. Tudo que for inútil, não produzir resultado algum, deve ser alvo de nossa atenção e ser modificado. O mais breve possível;
-Lembre-se que a melhor forma de preservar o equipamento da loja (balcões, PDVs/registradoras, veículos, móveis e utensílios, etc) é prevenir: usá-los de acordo com as recomendações do fabricante (e do bom-senso), além de efetuar manutenção preventiva. Sugere-se o estabelecimento de um plano de manutençaõ preventiva e de revisões no equipamento de maior custo e risco;
-Antes do fechamento da loja, deve-se supervisionar as áreas de maior risco: de invasão, de incêndio, de inundação, de perda de mercadorias, etc;
-Também é conveniente lembrar que o pessoal deve estar habilitado para utilizar equipamentos de extintores de incêndio, mangueiras, chave-geral, etc;
-Não devemos esquecer, diariamente, da realização dos becapes, das cópias de seguranças de arquivos de dados. A perda de dados traz inúmeros prejuízos à empresa, além de risco de retrabalho;
-O maior ítem de custo de um supermercado é PESSOAL. Assim sendo, é importante que tenhamos uma equipe ajustada à qualidade da loja que pretendemos operar e ao volume de vendas/clientes que a loja apresenta. Para se otimizar o aproveitamento da equipe é fundamental que se faça a medição do movimento por dia da semana e por faixa horária em cada dia, programando-se as escalas de trabalho de acordo com isto;
-Pode-se utilizar mão de obra de terceiros, sem custo, negociando-se promotores junto aos fornecedores. No entanto, devem ser adequadamente instruídos e acompanhados, para se evitar maus exemplos junto à nossa equipe, “liberalidades” com produtos, erros em precificação, alterações no merchandising da loja, etc;
-Para que a equipe de funcionários renda o máximo, também é importante que todos estejam cientes de suas responsabilidades e de quais resultados esperamos de seu trabalho. O treinamento, a supervisão constante e a avaliação de seu desempenho, são instrumentos importantes para se obter produtividade;
-Reuniões para estebelecer prioridades em cada setor, comentar resultados e/ou mudanças nas orientações da empresa, orientar os funcionários, precisam ser planejadas e conduzidas de modo produtivo;
-Deve haver um cuidado especial com os novos funcionários, para que possam se integrar o mais rapidamente possível, mas sem os vícios dos mais antigos. Sugere-se um acompanhamento mais próximo e uma avaliação antes de completado o contrato de experiência;
-É importante que se estabeleça regras e normas de procedimentos na empresa, que se cobre resultados, que se exija desempenho e produtividade: a empresa não sobrevive sem isto. Mas também é importante que se reconheça a dedicação além do normal, o resultado acima das expectativas a motivação excepcional. Lembre-se que a natureza nos deu duas mãos: uma para “acariciar” e a outra para “puxar a orelha”. Não se pode usar apenas uma...
-Quando existem atrasos em entregas dos fornecedores, é preciso providenciar cartas de prorrogação, para compensar no prazo de pagamento;
-No “contas a pagar”, é preciso muito cuidado na conferência de duplicatas com faturas/NF, com duplicidade de cobranças, etc. Falta de controle nesta área significa riscos de pagamento dobrados ou indevidos;
-Na frente de loja é preciso atenção no consumo de sacolas plásticas, para se evitar desperdício. Mas cuidado: a regra não deve ser prejudicar o cliente, apenas eliminar desperdício!
-Pode-se reaproveitar caixas de papelão para embalar compras dos clientes, desde que se peça permissão a eles. Muitos não gostam e outros até preferem: pergunte sempre;
-Energia e despesas com telefone/fax representam uma despesa que não pode ser desprezada: estabeleça regras para o uso destes últimos e conscientize a equipe para o desperdício de energia;
-Água é um insumo relativamente caro e, o que é pior, que ficará cada vez mais escasso para a humanidade: elimine o desperdício em torneiras, descargas permanentemente ligadas, vazamentos, etc;
-Mantenha seus reservatórios de água sempre limpos e livre de sujeiras: a saúde é o maior patrimônio de sua equipe;
-Uma forma de se reduzir despesas é evitando multas e despesas com fiscais. Tenha, portanto, a documentação exigida sempre à mão: cartão com Inscrição Estadual; lacres de registradoras/PDVs; CGC; Livro de Inspeção do MT; Fichas de Registro de Funcionários; Registro de Férias; Quadro de Horários (atualizado); Cartões-ponto/Livro-ponto; Exames Médicos obrigatórios (atualizados); se houver necessidade, CIPA funcionando, com seu livro de Atas atualizado; os intervalos legais para descanso devem ser respeitados e as horas extras devem ser pagas ou compensadas, de acordo com o estabelecido em dissídio; e, finalmente, o Equipamento de Proteção Individual deve estar disponível e sendo usado pelo pessoal;
-Horas extras, aliás, devem ser realizadas apenas quando necessárias, preferencialmente compensadas e nunca feitas sem autorização do superior imediato do funcionário;