Procedimentos nos PDVs e Caixas das Lojas
Os operadores de caixa são responsáveis por registrar todas as vendas de produtos, de maneira precisa nos PDVs, passando corretamente os produtos pelos leitores óticos, ou digitando os códigos certos quando houver problema na leitura. Não é permitido passar produtos sem a leitura ou digitação do código correspondente.
Cada item comprado deve ser devidamente identificado e registrado no seu ERP, incluindo informações como quantidade, preço unitário e total, além do operador responsável pela venda.
Os operadores de caixa precisam lidar adequadamente com o dinheiro recebido, dando troco correto quando necessário. Registros com pagamento eletrônico devem seguir as normas de cada empresa e conferidos, posteriormente.
Os procedimentos de segurança devem ser seguidos para evitar discrepâncias e garantir a integridade do dinheiro no caixa. Aspecto importante é a chamada "sangria", que visa reduzir valores em espécie na gaveta do operador.
No final do turno, os fiscais de caixa realizam uma conferência de cada operador para comparar os valores registrados no sistema com o saldo do dinheiro físico no caixa, adicionando as "sangrias" efetuadas anteriormente. Qualquer diferença entre o valor teórico e o valor real precisa ser investigada e justificada, na ocasião da conferência.
Os operadores de caixa devem garantir que os cupons e descontos sejam aplicados corretamente, verificando se os clientes atendem aos requisitos para esses benefícios. Com as crescentes ferramentas de fidelização para clientes, os riscos neste aspecto aumentaram muito.
Cancelamentos de vendas, especialmente, devem ser controlados, estabelecendo-se percentuais do realizado sobre as vendas registradas para cada operador. Quem estiver acima da média requer acompanhamento especial.
É comum que os supermercados mantenham registros detalhados das transações, incluindo relatórios de vendas diárias e documentos fiscais. Esta documentação é importante para auditorias internas e externas, além de garantir a conformidade com as regulamentações fiscais. Cabe também lembrar que já existem sistemas com inteligência para monitorar, via câmeras, o registro das operações em cada caixa da loja. Isto ajudará a esclarecer dúvidas.
Eventuais saídas de numerário das lojas para pagamento local de pequenas compras e despesas, devem ser registradas e conferidas, para justificar possíveis diferenças entre recebimentos e o envio de numerário ao Caixa Central. Os chamados "fundos de troco" ou de "pagamentos locais" precisam ter seus limites definidos e os saldos verificados permanentemente.
Os operadores e fiscais de caixa devem passar por treinamento para entender os procedimentos e as políticas da empresa, atualizando-os quando eventuais mudanças forem aplicadas.
É importante que haja, em cada loja, um gestor responsável pela movimentação do numerário e pagamentos eletrônicos, treinado e supervisionado pelo Caixa Central.
Incentive os funcionários a fornecerem feedback sobre possíveis melhorias nos processos. Eles estão na linha de frente e podem ter insights valiosos.
A supervisão regular ajuda a garantir que os padrões sejam mantidos e qualquer problema seja abordado rapidamente. Caixa Central deve aferir todas as prestações de contas pela(s) loja(s), monitorando eventuais diferenças e providenciando imediato esclarecimento de suas causas.
Restrinja o acesso às áreas de caixa apenas a funcionários autorizados. Isso ajuda a evitar manipulações indevidas e melhora a responsabilidade individual.
Instale câmeras de vigilância em pontos estratégicos para monitorar as operações financeiras. Além de ser uma medida de segurança, isso também pode servir como um meio de revisão em caso de discrepâncias.
Lembrando que os procedimentos específicos podem variar entre diferentes supermercados, dependendo das políticas internas e das regulamentações locais. Além disso, a implementação de tecnologias como sistemas automatizados de ponto de venda também pode desempenhar um papel importante nesse processo.